Gaziantep Üniversite Hastanesi Haber Bülteni

Yönetici Asistanlığı İdari Sekreterlik


Hülya Der | Hastane İdaresi
Gökçen Karagöz Tepe | Hastane İdaresi

 

Her mesleğin, kariyer sürecinde ayrı bir zorluğu var. Bunlar arasında, çok çaba isteyen yönetici asistanlığı (idari sekreter), belki de profesyonellik gerektiren mesleklerin başında gelir. Çünkü idarecinin dışa bakan yüzü, tabiri caizse vitrinidir. O kurum, yeri geldiğinde sekreterinin yaptığı bir hata ya da bir başarıyla birlikte anılmakta ve ona göre kurum hakkında bir kanaat oluşmakta.

Yönetici asistanlığı ayrıca, dikkat, zeka ve beceri gerektiren bir meslektir. Görevi, sadece telefonlara bakmak, not tutmak ve gelene hoş geldiniz demekten ibaret olmayıp protolü dikkate alarak görüşme ve planlanan işleri bir düzen dâhilinde yapmaktır. 
 

Bir yönetici asistanında en önde gelen özelliklerden bir tanesi de, dikkat ve gözlem yeteneğidir. Bu noktada, söylenenleri doğru anlamak, gerektiğinde soru sorarak, teyit etmek, soru sormaktan kaçınmamak, iş merakına sahip olmak ve bilgi ve öğrenme isteğini sürekli canlı tutmak idari sekreterin vasıfları arasında yer alır. 
 

Ayrıca, idari sekreter, bir sır küpü gibi, yöneticinin özel bilgileri dahil bir çok bilgiyi bünyesinde tutan, dedikodudan uzak bir anlayışa sahip olması gerekir. Zaten sekreter “secret=sır, gizli” anlamında, “asistan” kelimesi ise, yardımcı anlamında kullanılmaktadır. 
 

Yönetici asistanının donanımlı kişiler olmaları çok önemlidir. Bu yönüyle idari sekreterler, çalıştıkları yöneticilerinin işlerini kolaylaştıran kişiler olması münasebetiyle, protokol olarak değilse bile işleyişte yöneticilerden sonra gelmektedirler. Unutmamak gerekir ki “soran da bilendir, cevaplayan da bilendir”. Yönetici asistanı çalıştığı yere yönetici gibi bakar. Yöneticisinin kendisine soracağı soruları ondan önce düşünür, cevaplar ve yöneticisinin karşısına her zaman hazır olarak çıkar. 
 

Yönetici asistanı özgüven sahibi olmalıdır; öncelikle başarılı olacağına kendisi inanmalıdır ki başkaları da inansın. Hata da yapılabilir ama her zaman dürüst olmak, yalan söylememek, dürüstlüğün ve ahlakın en önemli sermayesidir. 
 

Son olarak, yönetici asistanı, sosyal hayatına da dikkat etmeli, bilgi ve yaşantısıyla her zaman örnek olmalıdır. Bununla birlikte idari sekreterlik, zorluğunun yanı sıra, çalışmaya başlanıldığında bırakılamayan ve keyifle yapılan meslekler arasında gelmektedir. Bütün bunlar göz önüne alındığında, yaptığı işi, çevresini ve ortamını sevmeyen bir sekreterden başarı beklemek bir hayalden başka bir şey olmayacaktır.