Hastanemiz Dijital Arşiv Sistemine Geçti
Murat Yılmaz Çaycı | Hastane Müdür Yardımcısı
Hastanemizde gururla bahsedeceğimiz dönüşümlerden birisi de Dijital Arşive geçiş olmuştur. Arşivimizde 2012 yılından önce yaklaşık 1.250.000 dosya, sistematik şekilde tutulmaktaydı. Polikliniklere randevu alarak gelen her hastanın dosyası ilgili bölüme çıkartılır sonra tekrar toplanır dizin sırasına göre tekrar yerine konulurdu. Bu işlem zaman ve iş gücü kaybına neden olmakla beraber; dosyaların kaybolması veya hastaların yanında götürmesi gibi sorunlara sebep olmaktaydı. Mevcut sistemin değişmesi için çalışmalara başladığımızda işin planlama kısmının çok zor olduğunu gördük. Bu sürecin birden fazla ayağı olduğu ve tüm sürecin bir bütün olarak yürütülmesi gerektiği anlaşılarak planlar yapıldı.
O dönemki Başhekimimiz Prof.Dr. Levent Elbeyli ve Başhekim Yardımcımız Prof.Dr. Bülent Tunçözgür’ün katkı destek ve uzun süreli mesaileri ile Dijital Arşive geçilmesi kararı verildi.
Kâğıt ortamında hiçbir belge üretilmeden tüm işlemlerin ve sonuçların dijital yürütülmesi için gerekli otomasyon düzenlemeleri yapılarak bir yandan kâğıt üretmeden, bir yandan da arşivde bulunan önceden düzenlenmiş belgeleri dosya dosya tarayarak 10-12 milyon sayfa dijital ortama aktarılmış oldu. Bu sayede hastanemize gelen bir hastanın doktor tarafından dosya numarası ekrana girildiğinde, hastaya ait güncel sonuçların yanı sıra geçmişteki tahlil, görüntüleme sonuçları ve raporlarına da ulaşılabilmektedir.
Ayrıca, dijital arşive geçilmesiyle hastanemiz yaklaşık 550-600 m2’lik bir alan kazanmış ve 10 kişilik bir eleman tasarrufuna gidilmiştir. Bu alan ise başhemşirelik ve sağlık kurulu olarak düzenlenmiştir
Tüm bunları gerçekleştirmemize olanak sağlayan hastane yönetimine, bilgi işlem çalışanlarına, sekretarya gruplarına ve tabii ki arşiv çalışanlarına emeklerinden dolayı teşekkür ederim.