GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ(GAÜN) HASTANESİ MAKAM SEKRETERLİĞİ
Hastanemizde 2006 yılı öncesinde sadece müdür sekreteri ve başhekim sekreteri görev yaparken, 2006 yılında idari hizmetlerin daha sistemli, planlı yürütülebilmesine katkı sağlamak amacı ile makam sekreterliği oluşturulmuş olup Başhekim, Başhekim Yardımcıları, Başmüdür, Müdür, Müdür Yardımcısı, Başhemşirelik birimlerine makam sekreterleri görevlendirilmiştir.
Şu an Hastanemizde; iki başhekim sekreteri, poliklinik/klinik binasında bulunan idari bölümde üç idari sekreter, başhemşirelik bölümünde bir sekreter görev yapmaktadır.
Hastanede Makam Sekreteri olarak görev yapmak; beceri, dikkat, özveri, titizlik ve sabır gerektirmektedir. Tüm bunların yanı sıra makam sekreteri olarak görev yapan kişinin sır tutmayı da bilmesi gerekmektedir.
Makam Sekreterlerinin bir günlük çalışma hayatını;
-Bağlı olduğu yöneticinin günlük çalışma planlarını yaparak; randevularını, toplantılarını, görüşmelerini, ziyaret gibi faaliyetlerini içeren iş takvimini hazırlamak ve not almak,
-Bağlı olduğu yönetici ya da birim adına kurum içi-dışı yazışmaları gerçekleştirmek, ayrıca EBYS sisteminde kendi görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak,
-Randevu taleplerini almak ve organize etmek,
-Bağlı bulunduğu yöneticiye ait dosyaları tutmak, arşivlemek, özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kart gibi taleplerini hazırlamak, zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak,
-Bağlı bulunduğu yöneticinin yolculuk/konaklama rezervasyonlarını yapmak,
-Kurum içinden ya da kurum dışından gerek şahsen gelen, gerekse telefon ile arayan kişilerin sorun ve sıkıntılarını dinleyerek yardımcı olmaya çalışmak, koordinasyonu sağlamak,
-Hastaneye, ziyaret ya da muayene için gelen protokolle ve yöneticiye gelen misafirle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak,
-Eğitim ve kültürel alanda yapılacak olan faaliyet ve yazışma tarihlerini birimlere bildirip, afişlerin gerekli yerlere asılmasını sağlamak,
-İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek şeklinde sıralayabiliriz.